Jak zacząć automatyzację firmy?

Zastanawiasz się, jak rozpocząć automatyzację w swojej firmie? Pozwól, że przedstawię Ci dwie podstawowe koncepcje na automatyzowanie firmy.

Automatyzowanie pojedynczych procesów

Z jednej strony, możemy skupić się na automatyzacji pojedynczych, wybranych procesów. Takie podejście ma swoje zalety. Pierwszą z nich jest potencjalnie szybkie wdrożenie i szybkie rezultaty. Automatyzacja pojedynczego, prostego procesu może być stosunkowo krótka, a efekty często są zauważalne już po krótkim czasie.

Drugą zaletą takiego podejścia jest możliwość rozwiązania problemu z konkretnym procesem. Automatyzacja specyficznego procesu może znacznie zwiększyć jego efektywność, eliminując powtarzalne i czasochłonne zadania.

Trzecią zaletą jest demonstracja wartości i budowanie wsparcia. Automatyzacja jednego procesu może służyć jako dowód słuszności, demonstrując wartość automatyzacji dla decydentów w firmie i pomagając budować wsparcie dla dalszego procesu automatyzowania firmy.

Takie podejście może stanowić skuteczny sposób na szybkie osiągnięcie konkretnego, pojedynczego celu i zademonstrowania wartości automatyzacji, przekonując decydentów do dalszego automatyzowania firmy długofalowo.

W perspektywie długoterminowej, skokowa automatyzacja pojedynczych procesów nie stanowi optymalnego rozwiązania. Wiąże się z nią wiele ryzyk, które można uniknąć, stosując alternatywne podejście. W tym wpisie skupię się na przedstawieniu drugiego podejścia do automatyzacji w firmie. Pozwala ono z jednej strony uniknąć wielu pułapek i w przemyślany sposób modyfikować procesy, a z drugiej nie wyklucza również szybkiego pojawienia się efektów.

Automatyzacja jako strategiczny, długowafalowy proces

Drugie podejście polega na traktowaniu automatyzacji jako strategicznego procesu samego w sobie, który należy odpowiednio zaplanować, wdrożyć, kontrolować i usprawniać, patrząc na automatyzację firmy w kontekście całej organizacji i jej celów.

Pierwszym krokiem jest analiza procesów biznesowych. Procesy te stanowią podstawę udanej automatyzacji. Powinny być one zapisane lub zwizualizowane, jeśli jeszcze nie są, a następnie przeanalizowane pod różnymi kątami. Dzięki takiej dokładnej analizie można rozpoznać obszary nadające się do automatyzacji.

Analiza powinna składać się przede wszystkim z identyfikacji wąskich gardeł. Warto poszukać obszarów, w których zadania są spowalniane i zbadać przyczyny tego stanu rzeczy, czy jest to brak zasobów, przestarzała technologia, czy niejasna komunikacja. Znalezienie tych wąskich gardeł pozwoli zidentyfikować obszary podatne na zautomatyzowanie. Warto jednak pamiętać, że automatyzacja nie zawsze będzie odpowiedzią na daną bolączkę.

Kolejnym krokiem jest identyfikacja powtarzalnych zadań. Przykładem może być tutaj wprowadzanie i przetwarzanie danych. Są one często idealne do automatyzacji, co skutkuje znaczną oszczędnością czasu i kosztów. Zadania o dużej złożoności i wymagające znacznej ilości czasu często przynoszą największe korzyści. Jednakże, nawet w przypadku zadań, które na pierwszy rzut oka wydają się proste i nieznaczne, automatyzacja może przynieść znaczące korzyści. Wystarczy wziąć pod uwagę liczbę powtórzeń takich zadań każdego dnia lub tygodnia, pomnożoną przez liczbę osób, które je wykonują.

Następnym krokiem jest identyfikacja obszarów, które nie powinny być automatyzowane. Automatyzacja może zastąpić wiele rutynowych zadań, ale nie zapominajmy, że ludzka ocena i kreatywność są w niektórych procesach niezastąpione. Warto zidentyfikować obszary, które wymagają kreatywności, empatii, podejmowania złożonych decyzji. Zazwyczaj nie nadają się one do całkowitej automatyzacji.

Jeśli jednak planujesz wdrożyć sztuczną inteligencję do procesów kreatywnych, kluczowe jest, aby człowiek miał nad tym procesem nadzór. To człowiek powinien mieć możliwość wpływania na to, co AI przetwarza, co tworzy, i to człowiek powinien mieć możliwość dopracowywania i poprawiania treści generowanych przez sztuczną inteligencję.

Kolejnym etapem jest identyfikacja kontroli nad zautomatyzowanymi zadaniami. Nawet zautomatyzowane zadania mogą wymagać pewnego poziomu nadzoru człowieka, aby można było je kontrolować i usprawniać.

Koszty i korzyści wdrożenia automatyzacji

Następnie przechodzimy do oceny kosztów i korzyści. Przed rozpoczęciem automatyzacji warto ocenić jej koszty pośrednie i bezpośrednie. Nie tylko koszty samego wdrożenia, przeszkolenia pracowników, ale również oprogramowania, które najczęściej opłaca się w formie subskrypcji, oraz koszty potencjalnego rozwoju czy skalowania tych rozwiązań. Te mogą być tanie lub bezpłatne w podstawowych wariantach, a bardziej kosztowne w wyższych pakietach.

Dodatkowo, może się okazać, że systemy, z których firma korzysta, są przestarzałe i nie nadają się do integracji z innymi narzędziami, co znacznie ogranicza potencjał automatyzacji. W takim przypadku trzeba rozważyć koszty wymiany takiego rozwiązania, np. przestarzałego systemu CRM, którego nie można powiązać z żadnymi innymi narzędziami, albo będzie to zbyt kosztowne. Warto wtedy wziąć pod uwagę koszty takiego długu technologicznego, jaki może istnieć w firmie. Koszty związane z automatyzacją muszą być oczywiście porównane z korzyściami, które może ona przynieść. W oparciu o moje doświadczenia, mogę napisać, że często koszty wdrożenia i oprogramowania mogą zwrócić się w bardzo krótkim czasie.

Tym samym przechodzimy do kwestii ROI, czyli zwrotu z inwestycji. Na tym etapie warto dokładnie określić, w jaki sposób zwrot z inwestycji będzie mierzony. Może to obejmować wiele parametrów. Podstawowym może być oczywiście zaoszczędzony czas, który przynosi automatyzacja. To może być jednym ze wskaźników kosztu automatyzacji w porównaniu do oszczędności czasu przeliczanych na pieniądze. Warto pamiętać, że poza tymi korzyściami w postaci czasu i pieniędzy, poświęciłem temu tematowi osobny wpis na blogu.

Ryzyka związane z automatyzacją procesów

Następnym bardzo istotnym elementem jest analiza ryzyk na różnych płaszczyznach. Taka analiza pomaga nam dobrze przygotować się na wdrożenie i uniknąć potencjalnych problemów. Pierwszą kwestią, którą trzeba przeanalizować, jest zgodność z przepisami. Doskonałym przykładem może być tutaj odpowiednie zadbanie o zgodność z RODO w scenariuszach automatyzacji.

Kolejnym istotnym ryzykiem, które warto rozważyć, jest ryzyko technologiczne. W tym kontekście warto przeanalizować takie kwestie, jak stopień naszego uzależnienia od danego oprogramowania, które ma być wykorzystywane do automatyzacji, lub stopień naszego uzależnienia od jego dostawcy. Czy jest to oprogramowanie powszechnie wykorzystywane, czy też jest ono własnością jednej firmy na lokalnym rynku.

Ostatnim, a być może najważniejszym ryzykiem w kontekście automatyzacji, są kwestie kadrowe. Od początku warto przewidywać potencjalne efekty, jakie może mieć automatyzowanie procesów. Wiele osób obawia się automatyzacji i sztucznej inteligencji, przede wszystkim z powodu strachu przed utratą pracy. Dlatego też kluczowym elementem takiej zmiany jest jasna komunikacja, o której więcej w dalszej części.

Tworzenie planu automatyzacji procesów

Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy, następuje etap tworzenia planu automatyzacji. Plan automatyzacji powinien przekładać zrozumienie obecnych procesów biznesowych na możliwe do wykonania kroki. Opracowanie takiego planu obejmuje kilka kluczowych elementów. Po pierwsze, określenie celów. Co dokładnie chcemy osiągnąć dzięki automatyzacji? Czy to uwolnienie czasu na kreatywną pracę, obniżenie kosztów, czy zwiększenie sprzedaży? Jasne zdefiniowanie celów pozwala wyznaczyć kierunek automatyzowania, co nie wyklucza tego, że poboczne cele również mogą zostać przy okazji zrealizowane.

Następnie przechodzimy do wyboru obszarów, które należy automatyzować. Ten wybór zależy oczywiście od potrzeb biznesowych, które wcześniej zostały określone oraz od wyniku analizy procesów, kosztów, korzyści i ryzyk.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniej technologii. Na rynku istnieje wiele rozwiązań dostawców tych rozwiązań do tworzenia scenariuszy automatyzacji. Nawiązując do ryzyk technologicznych, trzeba odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Po pierwsze, jakich rozwiązań potrzebujemy, by spełnić nasze cele? Po drugie, czy nasze obecne systemy, nasze obecne oprogramowanie pozwala nam na integrację i automatyzację? Po trzecie, czy oprogramowanie, które jest nam polecane, sprzedawane, jest rozwiązaniem ogólnodostępnym czy też dystrybuowanym i obsługiwanym tylko przez jedną firmę lub kilka firm? Co podciąga za sobą kolejne pytanie? Co jeśli takie oprogramowanie będziemy chcieli zmienić lub będziemy chcieli zmienić usługodawcę?

Kolejna kwestia - czy oprogramowanie, które planujemy wykorzystać do automatyzacji pozwoli na wzrost czy skalowanie firmy? Czy w najbliższych miesiącach lub latach, choć czasami oczywiście ciężko przewidzieć bardzo dynamiczny wzrost, nie zacznie nas w pewnym momencie ograniczać?

Osobiście jestem zwolennikiem automatyzowania firmy korzystając z takiego oprogramowania jak Make.com, Zapier, Airtable. Rozwiązania, o których mówimy, są ogólnodostępne i oferują ogromne możliwości. Są regularnie aktualizowane i intensywnie rozwijane. Każda firma ma możliwość założenia konta na Make, Zapierze czy Airtable. To pozwala na automatyzację procesów, ich monitorowanie i korektę również w obrębie organizacji. W ten sposób nie jesteśmy uzależnieni od jednego dostawcy czy dystrybutora takiego oprogramowania.

Wdrożenie automatyzacji a morale zespołu

Chciałbym teraz przejść do tematu komunikacji, o którym wspomniałem wcześniej. Od samego początku warto zaangażować zespół w proces automatyzacji. Jest to kluczowe, zwłaszcza jeśli automatyzacje mają przyspieszyć pracę konkretnych osób, uwolnić czas na bardziej kreatywne zadania. Wtedy budujemy automatyzację wokół człowieka, a nie za niego, a nie zamiast niego.

Plan automatyzacji powinien być jasno komunikowany wszystkim zainteresowanym stronom. Otwarta komunikacja pomaga budować zrozumienie tego, co się dzieje, a jest to zmiana z rodzaju tych, które bardzo często budzą duży sceptycyzm, strach, wręcz wrogie nastawienie. Dlatego warto o to zadbać od samego początku, żeby jasno komunikować to, co będzie się działo.

Zdolność zespołu do adaptacji i otwartość na automatyzację mają kluczowe znaczenie. Na tym etapie warto również zadbać o odpowiednie przeszkolenie zespołu. Każdy pracownik powinien czuć się pewnie, korzystając z nowych narzędzi, będzie przecież z nimi pracował na co dzień. Wdrażanie automatyzacji AI w firmie może wywołać obawy wśród zespołu. Pracownicy mogą obawiać się, że nie zrozumieją, jak działają automatyzacje, że będą przez nie zastąpieni, a w efekcie stracą pracę. Dlatego kluczowe jest budowanie automatyzacji z myślą o ludziach. Jeżeli pracownicy poczują się bezpiecznie, będą w stanie pracować bardziej wydajnie i twórczo, ograniczając błędy. Co więcej, będą mogli przyczyniać się do rozwoju tych automatyzacji, ich ulepszania i rozwijania całego biznesu. Celem jest, aby czuli się integralną częścią dobrze zorganizowanej maszyny, która pracuje z nimi i dla nich.

Harmonogram, cele, mapowanie wdrożenia automatyzacji procesów

Następnym krokiem jest planowanie, ustalenie terminów i celów. W tym momencie powinien powstać konkretny plan, określający jasne kamienie milowe i wskaźniki sukcesu. Warto wziąć pod uwagę zarówno cele krótko-, jak i długoterminowe.

Kolejnym etapem jest zmapowanie całego procesu automatyzacji i zwizualizowanie, w jaki sposób będzie przebiegała automatyzacja kolejnych obszarów i konkretnych procesów. Przy wdrażaniu kompleksowej, strategicznej automatyzacji firmy, warto zacząć od mniejszych procesów i niewielkiego dedykowanego zespołu, który będzie uczestniczył w tych działaniach. W tym podejściu jednak takie automatyzacje od początku stanowią element większej całości, pozwalają płynnie rozwijać automatyzację kolejnych procesów i integrację z kolejnymi obszarami.

Istotne jest określenie, gdzie zautomatyzowane procesy będą wchodziły w interakcje z użytkownikami lub innymi systemami. Nie zapominajmy również o monitorowaniu i kontroli zautomatyzowanych procesów i zaprojektowaniu tego, w którym momencie, w jaki sposób i do kogo trafia powiadomienie, że dany scenariusz automatyzacji się nie powiódł. Dzięki precyzyjnemu zaplanowaniu automatyzacji, w przypadku pojawienia się błędów lub przerw w działaniu któregoś serwisu, sytuacja jest precyzyjnie kontrolowana i dobrze zaadresowana.

PDCA w automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzowanie firmy warto przeprowadzać w cyklu PDCA, czyli Plan, Do, Check, Act. Planujemy działanie, wykonujemy, sprawdzamy funkcjonowanie, poprawiamy i w ten sposób działamy cyklicznie. Automatyzacje, ze względu na swój charakter, są niezwykle wdzięcznym obszarem do pracy w tym cyklu. Po zaplanowaniu i wdrożeniu, szybko zauważamy efekty, które mogą usprawniać ten proces. W związku z tym, choć warto strategicznie i długofalowo patrzeć na automatyzację firmy, to jednak poszczególne automatyzacje warto utrzymywać jak najkrótsze i nierozbudowane. Ułatwia to ich późniejszą szybką korektę i rozwijanie.


Mam nadzieję, że ten artykuł dał Ci szeroki ogląd na to, jak można podejść do automatyzowania procesów biznesowych w Twojej firmie i jak warto to robić. Jeśli temat automatyzacji i sztucznej inteligencji w biznesie przyciąga Twoją uwagę, serdecznie zachęcam do regularnego odwiedzania tego bloga lub słuchania podcastu “automatyzacje i AI w biznesie” na Twojej ulubionej platformie.